Undgå at starte forfra næste år

I har allerede investeret tid i at skabe overblik, beskrive processer og dokumentere jeres arbejde. Jo bedre I vedligeholder dokumentationen, desto lettere bliver det at følge op på forbedringer, håndtere ændringer og forberede fremtidige selvevalueringer. Målet er ikke at producere flere dokumenter. Målet er at gøre det nemt at holde styr på det, I allerede gør.

Lav et dokumentationsårshjul

Dokumentation er lettest at vedligeholde, når arbejdet fordeles over året. Et årshjul hjælper jer med at skabe overblik over:

• hvilke dokumenter der skal gennemgås
• hvornår opdateringer skal ske
• hvem der har ansvaret
• hvilke aktiviteter der hænger sammen

Mange virksomheder oplever, at små løbende opdateringer er langt lettere end at samle det hele op én gang om året.

Eksempler på aktiviteter

• opdatering af politikker
• gennemgang af risici
• kontrol af adgangsrettigheder
• opdatering af leverandøroversigter
• evaluering af beredskabsplaner

Template

Årshjul for dokumentation og opfølgning

Få styr på ændringer

Virksomheden udvikler sig løbende. Der kommer nye systemer, nye medarbejdere, nye leverandører og nye arbejdsgange. Hver ændring kan påvirke eksisterende dokumentation. Ved at registrere væsentlige ændringer undervejs bliver det lettere at:

• holde dokumentationen opdateret
• følge op på konsekvenser
• bevare overblikket
• undgå overraskelser ved næste gennemgang

Det behøver ikke være avanceret. En simpel log over de vigtigste ændringer er ofte nok.

Eksempler på ændringer

• nyt økonomisystem
• ny cloud-leverandør
• ændret onboardingproces
• nye datatyper eller tjenester

Template

Ændringslog

Saml dokumentationen ét sted

Når dokumenter ligger spredt på forskellige drev, i mails og hos enkelte medarbejdere, bliver de svære at finde og vedligeholde. En fælles struktur gør det lettere at:

• finde den nyeste version
• overdrage ansvar
• introducere nye medarbejdere
• følge op på ændringer

Det vigtigste er ikke værktøjet. Det vigtigste er, at alle ved, hvor dokumentationen findes, og hvem der har ansvaret for den.

Husk at beskrive

• mappestruktur
• ejerskab
• versionsstyring
• navngivningsprincipper

Template

Dokumentationsstruktur

Derfor skaber det værdi

Når dokumentationen holdes levende:

• sparer I tid ved næste selvevaluering
• bevarer I vigtig viden i organisationen
• bliver det lettere at følge op på forbedringer
• får ledelsen et bedre beslutningsgrundlag
• kan nye medarbejdere hurtigere få overblik

God dokumentation handler ikke om mapper og filer. Det handler om at gøre virksomhedens arbejde med it-sikkerhed lettere at videreføre og videreudvikle.